Teju divus gadus Latvijā un visā pasaulē ikdienas darbus esam spiesti organizēt attālināti, cik nu katram tas ir iespējams. Latvijā plašo pāreju uz attālināto darbu veicina labi attīstītā interneta infrastruktūra, laikus ieviestie attālinātās e-identifikācijas rīki, piemēram, e-paraksts, kas dod iespēju apliecināt savu identitāti digitālajā vidē, kā arī videokonferenču platformas un mākoņrisinājumi.

Attālinātā darba priekšrocības un trūkumi
Kā liecina nesenais LU produktivitātes zinātniskā institūta un Eiropas Politikas Pētniecības institūta pētījums par attālinātā darba ietekmi uz produktivitāti ilgtermiņā, var secināt, ka attālinātajam darbam ir daudz priekšrocību, bet ir arī savi trūkumi/izaicinājumi. Kā darba devēja priekšrocības minētas personāla izmaksu samazināšana (samaksa pēc paveiktā darba un kvalitātes, sociālo pabalstu un kompensāciju mazināšana, ražošanas izmaksu samazināšana (īre, darba aprīkojums utt.), iespēja piesaistīt kvalificētākos speciālistus neatkarīgi no viņu atrašanās vietas, kvalificēta personāla saglabāšana krīzes laikā ar minimālām izmaksām. Kā trūkumi/izaicinājumi minēti nepieciešamība rūpīgi pielāgot biznesa procesus attālināta darba organizēšanai (skaidrs uzdevumu formulējums, uzraudzības un novērtēšanas sistēmas ieviešana utt.), mazāka operatīvā sadarbība ar darbiniekiem, darba izpildes kvalitātes un nokavētu termiņu riski, konfidencialitātes un IT drošības pārkāpšanas riski. Kopumā vērtējot ieguvumus un trūkumus, var secināt, ka attālinātais darbs veicina izmaksu ietaupījumu – izdevumi par nekustamo īpašumu veido milzīgas pastāvīgās izmaksas, taču, ja birojā ir mazāk cilvēku vai to nav vispār, nepieciešamās vietas apjoms samazinās un līdz ar to arī samazinās ikmēneša izmaksas. Uzņēmumus nereti piemeklē tehniskas problēmas – sākot no drošības problēmām līdz mājas WiFi. Attālināts darbs var radīt virkni jaunu tehnoloģiju izaicinājumu. Darba devējam jāiegulda papildus līdzekļi darbinieku aparatūrā un programmatūrā un jāapsver apmācība vai tehniskais atbalsts.

Ārpakalpojumu speciālistu piesaiste
Ja agrāk uzņēmumu vadītāji bija pieraduši, ka jebkurā laikā var pieklauvēt pie sava darbinieka durvīm, nekavējoties saņemt informāciju, redzēt darba procesu, nodot vai saņemt dokumentus, tad šobrīd situācija ir krasi pamainījusies – liela daļa uzņēmumu vadītāji sev padotajiem darbiniekiem zvana vai raksta e-pastu, norunā grafikus informācijas un dokumentu apmaiņai, kā arī sazinās, izmantojot videokonferenču platformas. Šāds sadarbības process starp uzņēmēju un darbinieku īpaši neatšķiras no sadarbības procesa starp pasūtītāju un izpildītāju jeb šajā gadījumā – no sadarbības starp uzņēmēju un ārpakalpojuma sniedzēju. Slēdzot sadarbības līgumu ar ārpakalpojumu sniedzēju, uzņēmējs būtiski ietaupa ne tikai izmaksas, bet arī saņem pakalpojumus no uzņēmēja, kas specializējas savā jomā, strādā ar vairākiem uzņēmumiem, ikdienā piedzīvo dažādas situācijas ar uzņēmēja nozares klientiem un jau laicīgi uzņēmēju pabrīdinās par riskiem, ar ko var sastapties uzņēmējs, ja tas konkrētajā situācijā rīkosies tieši tā, kā nodomājis. Viena no uzņēmuma struktūrām, kas, pateicoties uzņēmumu pāriešanai uz attālināto darbību, var pilnībā pastāvēt kā ārpakalpojums, ir grāmatvedības pakalpojumi. Izvēloties grāmatvedības ārpakalpojumus, uzņēmums būs ieguvējs ne tikai īstermiņā, bet arī ilgtermiņā.

Izmaksu samazināšana
Pandēmija un darbinieku dīkstāve ir bijusi kā piespiedu skola uzņēmējiem, lai nākotnē izvēlētos slēgt izdevīgākus līgumus un izvairītos no dažādiem riskiem, piemēram, no pastāvīgajām izmaksām, kas rodas neatkarīgi no ieņēmumiem. Kā viens no veidiem, kā uzņēmējs var ietaupīt, piemēram, uz grāmatveža izmaksām, ir slēgt līgumu ar ārpakalpojumu grāmatvedi. Uzņēmējs iegūst, pirmkārt, uz biroja izdevumu rēķina: nav jānodrošina atsevišķa darbavieta, kur strādāt, nav nepieciešams iegādāt tehniku un – kas ne mazāk svarīgi uzņēmumiem – nav atsevišķi jāiegādājas licences, kas nepieciešamas grāmatvedības darbā. Otrkārt, ārpakalpojuma grāmatveža izmaksas tiek individuāli aprēķinātas un saskaņotas ar katru klientu. Latvijas prakse parāda, ka grāmatvedības pakalpojumu cena tiek noteikta pēc vidējā operāciju skaita mēnesī. Ikmēneša grāmatvedības pakalpojumu cena ir atkarīga no uzņēmuma darbības sfēras, darījumu sarežģītības pakāpes, ienākošo un izejošo dokumentu skaita, darbinieku skaita, pamatlīdzekļu apjoma, kā arī skaidras naudas darījumiem. Svarīgi piebilst, ka uzņēmuma preču un pakalpojuma realizācijas apjoms grāmatvedības pakalpojumu cenu neietekmē.

Drošība par saņemto pakalpojumu
Grāmatvedības likums, kas stājās spēkā ar 01.01.2022., paredz, ka ārpakalpojumu grāmatvedis var būt persona, kurai ir vismaz pirmā līmeņa augstākā izglītība grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tai ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā, kā arī grāmatvedim ir jābūt spēkā esošai civiltiesiskās atbildības apdrošināšanai, kuras atbildības apdrošināšanas minimālais atbildības limits nedrīkst būt mazāks par:

1.  3000 euro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz vai ir vienāds ar 300 000 euro;
2. 5000 euro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā pārsniedz 300 000 euro.

Uzticot grāmatvedības uzskaiti ārpakalpojumu grāmatvedim, uzņēmējs var būt drošs, ka ārpakalpojumu grāmatvedim ir atbilstoša izglītība, pieredze un gadījumā, ja grāmatvedis kļūdīsies, zaudējumi tiks atlīdzināti. 

Darbā ar grāmatvedības organizāciju profesionālu atbalstu sniegs Grāmatvedības un finanšu vadības birojs. Uzņēmums veic grāmatvedības uzskaiti atbilstoši Latvijas Republikas likumdošanai un uzņemas visu ar grāmatvedību saistīto jautājumu risināšanu, kā arī sniedz finanšu un nodokļu konsultācijas un veic uzņēmumu reģistrāciju.